WYDRUKUJ

Instrukcja obsługi Biuletynu Informacji

Publicznej UWM

opis funkcji dostępnych dla Redaktora i Realizatorów

1. Logowanie do systemu

Dostęp do funkcji redakcyjnych i administracyjnych Biuletynu możliwy jest z poziomu strony Biuletynu wyłącznie po zalogowaniu się.

Po otwarciu strony bip.uwm.edu.pl w przeglądarce internetowej należy przewinąć widoczną część strony w dół, aż do ukazania się odnośnika “Logowanie”. Po kliknięciu na niego prawym przyciskiem myszy ukaże się strona z formularzem logowania. Formularz składa się z dwóch pól: nazwa użytkownika oraz hasło, które należy wypełnić danymi otrzymanymi od Redaktora lub Administratora wraz z niniejszą instrukcją.

Po zalogowaniu się, pod właściwym menu nawigacyjnym ulokowanym po lewej stronie ukaże się dodatkowe zatytułowane “menu redakcyjne” Znajdujące się w nim odnośniki pozwalają korzystać z przydzielonych danemu użytkownikowi funkcji modyfikujących treść Biuletynu.

2. Struktura serwisu

Treść w serwisie zorganizowana jest przy użyciu stron i sekcji/kategorii zachowując analogię do znanych z komputerowych systemów operacyjnych folderów i plików.

Sekcja jest odpowiednikiem folderu – jej jedyną funkcją jest grupowanie treści. Może zawierać inne sekcje (podsekcje) oraz strony różnych typów.

Strony, odpowiadają plikom komputerowym i podobnie jak pliki wyróżniamy kilka ich typów:

- odnośniki zewnętrzne i wewnętrzne – stanowią skróty wskazujące na inne elementy. Nie posiadają treści oprócz informacji o lokalizacji strony na którą wskazują. Niezalogowany użytkownik po kliknięciu na dokument tego typu zostanie automatycznie przeniesiony do zasobu na który ten wskazuje, natomiast zalogowany użytkownik zobaczy stronę z wyświetlonym adresem docelowym i o ile uprawnienia mu na to pozwalają, będzie miał możliwość jego edycji.

- Strona/dokument BIP – najważniejsza część Biuletynu. Zawiera tytuł, treść oraz dane wytwórcy dokumentu. Możliwe jest określenie dat automatycznej publikacji i usunięcia dokumentu.

- Strona specjalna – typ dostępny jedynie dla Administratora oraz Redaktora. Umożliwia publikację treści generowanych automatycznie przez system: statystyk wyświetleń poszczególnych stron, mapy witryny, ogólnego dziennika zmian, listy stron usuniętych oraz listy zdefiniowanych skrótów.

2a. Dodawanie, edycja i usuwanie sekcji

Funkcje odpowiadające za projektowanie struktury witryny dostępne są z poziomu opcji “Zarządzanie strukturą witryny” znajdujące się z Menu redakcyjnym. Po kliknięciu na nią ukaże się lista dotychczas zdefiniowanych sekcji. Przy każdej nazwie widoczne są opcje edytuj oraz usuń.

Dodawanie sekcji polega na kliknięciu na odnośnik “dodaj sekcję” znajdujący się nad listą sekcji.

Wyświetli się strona zawierające dwa pola: “sekcja nadrzędna” umożliwiająca określenia miejsca w strukturze witryny w jakim znajdować się będzie dodawana właśnie sekcja, “Nazwa“ służy do określenia nazwy sekcji jaka będzie wyświetlana w menu oraz listach. Po wypełnieniu pól oraz kliknięciu w przycisk “Zapisz”, zostaniemy przeniesieni z powrotem do listy stron i gdzie ujrzymy zdefiniowaną przed chwilą sekcję w strukturze serwisu.

Edycja danych o sekcji odbywa się przez wybranie opcji “edytuj” obok nazwy sekcji którą chcemy edytować. Proces modyfikacji jest analogiczny do dodawania.

Powyżej opisanych operacji może dokonać jedynie użytkownik z prawami Administratora lub Redaktora.

2b. Zmiana kolejności wyświetlania podsekcji oraz stron

Podczas przeglądania sekcji, na przykład poprzez stronę “mapa witryny” uprawniony użytkownik pod nazwą aktualnie przeglądanej sekcji zobaczy odnośnik zatytułowany “zmień kolejność”. Po kliknięciu na niego otworzy się strona z listą podsekcji oraz stron. Aby zmienić kolejność należy przytrzymać prawy przycisk myszki na wybranej pozycji przeciągając ją jednocześnie w górę lub w dół. Po dokonaniu pożądanych zmian klikamy na przycisk “Zapisz zmiany” znajdujący się pod listami. Zmiany w tym momencie zostaną odwzorowane w strukturze witryny. jeśli podczas modyfikowania kolejności chcielibyśmy zrezygnować z wprowadzanych zmian należy wybrać opcję “anuluj zmiany” lub kliknąć na przycisk “cofnij” przeglądarki.

3. Praca z dokumentami

3a. Dodawanie oraz usuwanie dokumentów

Aby dodać dokument należy z menu redakcyjnego wybrać pozycję dodaj zawartość a następnie typ dokumentu jaki chcemy dodać. W większości przypadków będzie to Strona/dokument BIP.

W nowo otwartym formularzu dodawania strony należy wypełnić co najmniej pola oznaczone czerwoną gwiazdką, tj.:

Tytuł

Tytuł strony jaki będzie wyświetlany w listach stron, menu oraz nagłówku strony

Struktura witryny

Sekcja w jakiej znajdzie się tworzona strona, do wyboru możliwe są jedynie sekcje, dla których użytkownik ma przydzielone uprawnienia edycyjne.

Treść

Właściwa treść dokumentu, którą należy wkleić w pole „Treść”

Autor, jednostka, wytworzono

Informacje o wytwórcy dokumentu. Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za wytworzoną informację. Pełna nazwa jednostki gdzie powstał informacja. Data wytworzenia informacji.

Okres publikacji

Są to pola nieobowiązkowe, należy je wypełnić jeśli chcemy aby właśnie tworzona strona stała się widoczna dla odwiedzających lub została przed nimi ukryta w określonym dniu w przyszłości. Możliwe jest również podanie tylko jednej daty.

Np. jeśli wprowadzamy treść strony dnia 3 grudnia 2007, a chcielibyśmy aby została opublikowana dopiero 10 grudnia wprowadzamy w polu “data publikacji” wartość 10.12.2007, pole data usunięcia zostawiamy puste.

Informacje o zmianach

Krótki opis zmian dokonanych w tekście, np. poprawka literówki w nazwie jednostki organizacyjnej. Ponownie – jest to pole nieobowiązkowe jednak zaleca się wypełnienie go – ułatwi to pracę innym Realizatorom.

Załączniki

Służy do załączania do stron plików uzupełniających jej treść. Może to być na przykład formularz do wydrukowania w pliku PDF, czy treść strony w postaci dokumentu Worda lub Excela.

Dodawanie załącznika przebiega następująco: należy kliknąć na Przycisk “Przeglądaj”, otworzy się okienko wyboru pliku. Odnajdujemy wśród plików na swoim komputerze ten który chcemy załączyć do strony i klikamy “Otwórz”. W polu tekstowym pod napisem “Załącz nowy plik” pojawi się adres do pliku na naszym komputerze. Następnie należy kliknąć przycisk “Załącz”. Po chwili (długość zależna od rozmiaru pliku) plik zostanie przesłany i pojawi się w tabelce z listą załączników. Tabela zawiera trzy pola odnoszące się do danego pliku: opis – wprowadzamy opis jaki ukaże się odwiedzającym na liście załączników, przeglądaj – załącznik ma być wyświetlany na liście załączników pod treścią dokumentu, usuń – zaznaczenie tego pola spowoduje, że plik nie zostanie załączony, przydatne, gdy omyłkowo załączyliśmy zły plik lub chcemy w kolejnej edycji dokumentu usunąć plik, który załączyliśmy wcześniej.

Na końcu formularza znajdują się dwa (trzy w przypadku edycji istniejącego dokumentu) przyciski kolejno: Podgląd – umożliwia podejrzenie jak dokument będzie się prezentował dla odwiedzających, Dodaj – dodaje stronę do serwisu, zanim będzie widoczna publicznie musi być jeszcze zatwierdzona przez Redaktora lub administratora. Dodatkowo w przypadku edycji istniejącego dokumentu znajdziemy też przycisk “usuń” jego kliknięcie spowoduje “usunięcie” strony, czyli przeniesienie jej do działu “Strony usunięte”.

Aby edytować już istniejące strony należy podczas oglądania danej strony kliknąć w przycisk “Edycja” znajdujący się pod tytułem. Przycisk ten zobaczą jedynie użytkownicy uprawnieni do edycji strony.

3b. Zatwierdzanie zmian i praca z wersjami

Nowe strony oraz kolejne wersje już istniejących, są początkowo niewidoczne dla odwiedzających. Aby to zmienić należy daną wersję zatwierdzić. Uprawniony użytkownik może tego dokonać używając przycisku “Wersje” wyświetlanego pod tytułem strony. Po ukazaniu się listy wersji należy kliknąć na odnośnik “Zatwierdź” znajdujący się przy interesującej nas wersji.

4. Zarządzanie użytkownikami i prawami edycji

Rozwiązania zastosowane w Biuletynie pozwalają na delegowanie uprawnień do zarządzania treścią Biuletynu wielu użytkownikom, a także na przypisywanie użytkownikom praw aktualizowania zawartości poszczególnych stron lub całych sekcji.

W systemie działają trzy grupy użytkowników, różniących się zakresem uprawnień. Są to:

· Administrator - posiada nieograniczony dostęp do wszystkich funkcji Biuletynu. Dodaje nowych użytkowników i przydziela ich do grup. Te uprawnienia przeciwieństwie do pozostałych może posiadać tylko jeden użytkownik;

· Redaktor - w kompetencji którego leży dodawanie, edycja i usuwanie dokumentów bez konieczności uzyskania akceptacji. Użytkownicy tej kategorii mają nieograniczony dostęp do wszystkich treści obecnych w Biuletynie. Mogą projektować strukturę treści witryny (tworzyć sekcje i podsekcje), a także przydzielać uprawnienia Realizatorom do uaktualniania określonych stron lub sekcji oraz tworzenia stron w określonych sekcjach;

· Realizator - może edytować jedynie strony do których przydzielił mu dostęp Redaktor lub Administrator, może dodawać nowe strony i zmieniać kolejność już istniejących w sekcjach, do których przydzielono mu dostęp.

4a. Przydzielanie i odbieranie uprawnień edycyjnych

Redaktor oraz Administrator mogą podczas przeglądania stron i sekcji przydzielać lub odbierać uprawnienia do ich edycji określonym Realizatorom. Domyślnie Realizator nie może edytować ani dodawać jakiejkolwiek treści. Po przydzieleniu odpowiednich uprawnień może edytować konkretne strony i sekcje. W przypadku gdy sekcja do której dany Realizator ma uprawnienia edycyjne zawiera podsekcje, prawa edycji automatycznie przechodzą również na nie.

Dodawanie uprawnień

Podczas przeglądania stron i sekcji użytkownikom z uprawnieniami Redaktora oraz administratora udostępniony pod tytułem strony/sekcji przycisk “Uprawnienia dostępu”. Po kliknięciu otwiera się strona z listą aktualnie uprawnionych Realizatorów oraz prostym formularzem umożliwiającym dodanie użytkownika do tej listy. Odebranie uprawnień umożliwia opcja link “Usuń” wyświetlany przy nazwisku uprawnionego użytkownika. W przypadku, gdy uprawnienia do edycji danej sekcji użytkownik dziedziczy z sekcji nadrzędnej w miejscu odnośnika usuwającego uprawnienia jest wyświetlana stosowna informacja. W takim przypadku uprawnienia należy odebrać z poziomu sekcji nadrzędnej w której je pierwotnie przydzielono.

4b. Uaktualnianie informacji adresowych

W menu redakcyjnym pod odnośnikiem “Moje konto” każdy Realizator ma możliwość zmiany podstawowych informacji przypisanych do jego konta jak hasło, e-mail nie pokazywany publicznie, oraz publiczne dane kontaktowe dostępne dla wszystkich odwiedzających (zakładka “Informacje o redaktorze”).